• +7 (495) 255-05-12

Методическое пособие менеджера: ведение заказов

Основной задачей менеджера является прием и ведение заказа клиента. Для этого менеджер выполняет следующие задачи:

  1. Прием звонка
  2. Заполнение данных клиента
  3. Выполнение предварительного расчета заказа в производственной программе (изделия, работы по замеру, доставке, монтажу)
  4. Информирование клиента о цене, сроках, особенностях выполнения заказа
  5. Контроль сроков и качества выполнения заказа
  6. Закрытие заказа, при необходимости выполняется контрольный звонок клиенту для получения отзыва о работе сотрудников компании
     

    После заполнения обязательных данных менеджер контролирует этапы выполнения заказа, при необходимости связываясь с клиентом для уточнения деталей. По мере выполнения заказа менеджер отслеживает сроки выполнения работ по этапам, а при окончании работ по заказу проводит контрольный звонок и закрывает заказ.

Работа менеджера в ПК «Олимп» начинается с нажатия кнопки «Оконное производство» во вкладке «Начало» основной панели. При этом открывается журнал документов оконного производства.

Оконное производство

Данный журнал может быть открыт в двух основных представлениях:

  1. «Стандартный» - обычный журнал документов 1С, его поведение полностью стандартно для любого журнала документов 1С, в частности, сортировка в журнале возможна только по Дате, отображается только информация, содержащаяся в документах, работают стандартные отборы по периоду и по любому реквизиту. Кроме этого возможно отображение состояния заказа в цвете строк журнала.
     
    Внимание! Кнопка в левом верхнем углу журнала показывает не текущий вид журнала, а вид, который будет активирован при нажатии на нее.  
  2. «Расширенный» - журнал, позволяющий проводить отбор и сортировку по любой колонке списка, отображение связаной информации, не содержащейся непосредственно в документах оконного производства.

И в основном, и в расширенном журнале можно создать собственные настройки отображения и последовательности вывода колонок и сохранить в шаблоне настроек.

В основном рекомендуется использовать «Расширенный» журнал т.к. его возможности по отображению информации, отбору и сортировке намного превосходят возможности стандартного журнала 1С.

И основной и расширенный журналы отображают только те документы к которым у пользователя есть доступ хотя бы на просмотр. Остальные документы в журналах не видны. Как правило, менеджеры имеют доступ только к своим документам. При необходимости открыть документ другого менеджера на просмотр, следует воспользоваться "Поиском". При этом необходимо знать номер договора.

 

Работа с основным журналом оконного производства

При открытии журнал имеет следующий вид:

Основной журнал документов Olimp CSE

Основной журнал оконного производства

Основной журнал оконного производства

Основной журнал оконного производства

 

В этом журнале отображается краткая информация о документах созданных при работе с заказами оконного производства. Список колонок является настраиваемым как при помощи командной панели, находящейся в заголовке журнала, так и с помощью контекстного меню, открываемого нажатием правой кнопки мыши в поле списка журнала.

Кнопка  позволяет переключиться в расширенный журнал документов этого же типа. В расширенном журнале состав колонок полностью настраивается пользователем (возможно использование настраиваемых шаблонов). Выбор колонок в несколько раз шире, чем в стандартном журнале и возможно в качестве колонок использовать не только данные самих документов, но и связанную информацию: адреса клиентов, станции метро, плановых и фактических исполнителей и т.д. В подвале журнала выводятся итоговые данные по числовым колонкам.

Кнопка  служит для создания и загрузки шаблонов настроек журнала. Здесь можно создать шаблон на основе текущей настройки списка или загрузить один из существующих. В шаблоне сохраняется состав и расположение колонок журнала.

Шаблон настроек журнала

 

Создание нового шаблона

Новый шаблон журнала

 

В окне сохранения шаблона возможно выбрать и заменить один из существующих или ввести имя нового. Доступность шаблона настраивается администратором, кроме того, всегда доступны собственные шаблоны, т. е. шаблоны, созданные текущим пользователем.

Кнопка  позволяет настроить колонки журнала. Есть возможность убрать не используемые колонки журнала.

Кнопка  позволяет выгрузить вид журнала с колонками в документ Microsoft Office Exel. При нажатии появляется форма, в которой есть возможность отобрать нужные колонки и нажать <ОК>. Полученный табличный документ можно сохранить как документ Exel (Файл → Сохранить).

 

Журнал программы Olimp CSE

 

Кнопка  показывает или скрывает заказы в которых нет фактического договора.

Для того, чтобы видеть архивные заказы необходимо нажать кнопку  Помещение документов в архив производится в соответствии с настройками администрирования (в зависимости от состояния заказа и срока с момента его выполнения).

Кнопка  позволяет переключиться в режим настройки цветового отображения различных состояний документов.

 

Журнал Оконное производство

 

Остальные кнопки являются стандартными для системы 1С предприятие и используются аналогично.

Основной журнал 1С в отличие от расширенного позволяет производить сортировку только по дате документа.

 

Работа с расширенным журналом оконного производства

 

Расширенный журнал позволяет производить отбор и сортировку по данным таблицы. В верхней панели журнала добавляется кнопка , которая позволяет настроить колонки расширенного журнала.

 

Расширенный журнал оконного производства

 

ВНИМАНИЕ!!! Не следует забывать сохранять настройки журнала с помощью «Настройка шаблонов», иначе при закрытии настройки будут сброшены.

Доступность настроек полностью настраивается пользователем с правами на настройку прав шаблонов и акцентов, который для каждой настройки задает пользователей, которым она видна. Всем пользователем видны настройки, созданные ими самими. Так же может быть ограничено изменение шаблонов пользователем и изменение настройки журнала.

С помощью технологии Drag&Drop производится и отбор, и сортировка. Для создания условия отбора требуется захватить мышью любое значение в интересующей колонке и перетащить в окно «Отбор и сортировка» на панель отбора.

Если выбрано не искомое значение для фильтрации уже в окне отбора можно значение перевыбрать. После заполнения условий следует применить настройку нажатием на кнопку , удаление условий для сортировки и отбора производится нажатием кнопки  

Возможно так же не только удаление условий отбора, а их временное отключение. Для этого следует снять флажок в крайне левой колонке. Аналогично выполняется настройка сортировки. И отбор и сортировка возможны сразу по нескольким условиям.

 

Автоматизация оконного производства


Автоматизация производства светопрозрачных конструкций

 

Создание нового документа

 

Новый документ может быть создан как с «нуля», так и копированием существующего.

Создание нового документа оконного производства начинается с нажатия на кнопку  в верхней командной панели журнала или в контекстном меню. При этом открывается «Мастер создания нового документа», где задаются основные параметры заказа.

 

Производство светопрозрачных конструкций – программное обеспечение

 

Существует возможность настроить во вкладке «Администрирование» группировку адресов. Если в «Администрировании» стоит отметка «группировать по адресу», то «Мастер создания нового документа» принимает следующий вид:

 

Производство окон: программа для автоматизации

 

При нажатии на строку "Адрес" появляется стандартная форма ввода адреса доставки заказа:

 

Производство окон: программа для автоматизации

 

Далее следует загрузить в программу данные о заказе рассчитанном в производственной программе. Для этого нужно открыть окно подбора заказа из производственной программы и либо выбрать заказ из списка, либо ввести номер заказа производственной программы в соответствующее поле.

Окно подбора заказов открывается по нажатию на кнопку, расположенную возле поля «Номер».

В окне можно сформировать список заказов производственной программы с помощью команды «загрузить номера заявок производ. ПО» за период и выбрать один из заказов для загрузки, либо ввести номер заказа напрямую (при этом следует проверить наличие такого заказа в производственной программе нажатием на гиперссылку «Проверить валидность») и нажать на кнопку «Выполнить подбор».

Если ПК «Олимп» настроен на взаимодействие с несколькими производственными программами одновременно, тогда следует выбрать источник для загрузки заказа в поле «Источник данных».

 

ПК «Олимп»

 

При этом из заказа импортируются данные о изделиях, входящих в заказ, в т.ч. геометрические размеры, количество, вес, система профиля, сумма заказа. Указывается дата заказа, тип заказа, правила формирования этапов заказа. Тип заказа определяется автоматически после выбора заказа в мастере создания нового документа

 

Программа для оконного производства

Автоматизация оконного бизнеса

Программное обеспечение Олимп CSE

Программf Олимп CSE

 

Формирование этапов

Формирование этапов возможно как последовательно, когда для начала нового этапа требуется завершение предыдущего, так и параллельное, когда этапы формируются и создаются сразу.

 

Последовательное формирование этапов

При настройке «Произвольная настройка» количество дней не заполнено и требует произвольного ручного заполнения. При использовании параллельного формирования этапов рекомендуется использовать типовую настройку и затем, при необходимости, менять количество дней. В любом случае возможно использование документа с неполным набором этапов. Если какой-либо из этапов в данном заказе не требуется (выполняется на стороне или вообще не выполняется), тогда снятием соответствующего флажка можно исключить обработку этапа в документе. Завершается работа в мастере нажатием на кнопку «Создать документ» для создания документа с указанными настройками или нажатием крестика в верхнем правом углу окна для закрытия мастера без создания документа.

Параллельное формирование этапов

При выборе, в качестве характеристики заказа строк группы «Параллельное формирование этапов», у менеджера появляется возможность при создании документа, сформировать плановые события «Заявка», «Замер» и т.д. (отмеченные галочками), с датами отстоящими от даты заказа на кол-во определенных дней.

Существует возможность непосредственно задать дату события.

 

Программное обеспечение для автоматизации оконного производства

 

При ручном изменении даты этапа, автоматический пересчет последующих дат не осуществляется. При создании нового документа, при отметке этапа в чекбоксе, внутри документа будут созданы все плановые события. Дата фактическая учитывает выходные, перегруженность по замерам, доставкам и монтажам. В этапе производства при параллельном формировании этапа автоматически формируется запись о плановой готовности.

 

Программный комплекс ОЛИМП: автоматизация производства светопрозрачных конструкций

 

После того, как все необходимые поля заполнены, нажимаем кнопку 

В зависимости от настроек программы выбирается дата готовности заказа на производстве. Возможны три варианта: 1) произвольный (никаких проверок не выполняется) форма мастера принимает вид (см. выше); 2)С учетом загруженности производства, но без учета оплаты заказа или разрешения на запуск заказа в производство без оплаты (см. 3 рисунка ниже); 3) И с учетом загруженности производства и с учетом наличия предоплаты либо разрешения на запуск без оплаты (формируются только этапы до производства, формирование остальных этапов производится в заказе).

В случае контроля загруженности производства, но без контроля оплаты "Мастер создания документа" принимает следующий вид:

 

Olimp CSE: автоматизация производства светопрозрачных конструкций

 

Далее следует загрузить заказ из производственной программы, поставить пометки добавляемых этапов и уточнить даты:

 

Автоматизация производства окон

Светопрозрачные конструкции: программная автоматизация

 

После указания и настройки всех необходимых этапов нажимаем кнопку «Создать документ»

 

1С Предприятие: автоматизация оконного производства

 

Когда в программе настроены и учет загруженности и учет оплат этап «Производство» (и следующие за ним этапы) создается непосредственно в документе, при этом необходимо выполнение одного из двух условий:

  1. предоплата по заказу
  2. разрешение на запуск неоплаченного заказа
     

подпись

 

Для этого ответственное лицо фиксирует предоплату (1) по заказу или ставит отметку "Запуск в производство разрешен" (2). После фиксирования пометки «Запуск в производство разрешен» или добавления финансового поступления необходимо записать заказ! (3)

После этого менеджер открывает «Мастер формирования этапов …» (4)

При этом будет открыта форма изменения этапов заказа. Внимание! Заказ уже будет загружен из производственной программы. Требуется поставить пометку напротив добавляемых этапов и уточнить даты:

 

подпись

 

В области "Планирование даты готовности на производстве" будут содержаться значения аналогичные производственным, и включающие в себя только действительно те заказы, которые требуется произвести.

 

Автоматизируем производство окон с помощью программного обеспечения

 

Далее следует нажать "Применить" для добавления выбранных этапов в заказ.

 

Этап «Заявка»

 

При открытии окна заказа, как правило, активируется этап «Заявка». Здесь вводится основная информация о заказе: тип заказа, результат расчета заказа и планируемой суммы договора, данные о контрагенте, данные о заказе в целом, планируется ряд событий, необходимость в которых есть на этапе составления заявки. Например: предварительный расчет, заявка на замер, контроль заказа.

 

Программный комплекс Олимп

 

Рабочая область окна документа логически разделено на восемь областей.

Области 1, 8 предназначены для отображения основной информации о заказе, а так же для отображения этапов документа и текущего состояния этапов заказа.

Области 4, 7 служит для отображения сводной информации об изделиях заказа, источника информации и дерева документов, подчиненных данному заказу.

Области 1, 4, 7, 8 – информационные панели не меняют отображаемого содержания в зависимости от активного этапа заказа.


Основные рабочие области (2, 3, 5, 6) меняют состав отображаемой информации в зависимости от текущего этапа заказа.

Область 2: «Заявка»

Cодержит общую информацию о заказе.

Область 3: «Сумма»

Cодержит информацию о предварительном расчете заказа.

Каждая сумма указывается дважды, в рублях и в расчетных единицах. Соотношение курсов заносится в поле «Курс».

Скидка по заказу – поле позволяющее задать скидку от значения поля «Сумма Расчетная». При наличии дилера данное поле заполняется автоматически.

В случае заполнения поля «Дилер» автоматически заполняется поле скидка по заказу, согласно значению, указанному для дилера. Если же установлен флажок «выступает как агент», тогда скидка по заказу устанавливается согласно значению, установленному для этого дилера как для агента.

Скидка для клиента рассчитывается исходя из общей стоимости заказов ранее оформленных на искомого клиента. Посмотреть прошлые заказы клиента возможно нажав на кнопку , находящаяся в области 5. Эта кнопка не активна при наличии в заявке дилера.

Область 5: «Клиент»

Cодержит информацию о заказчике, и о возможном дилере, выступающим посредником.

В данной группе "Клиент" выбирается из справочника «Контрагенты». В случае установки флажка «Контакт через дилера» и выбора в поле «Клиент» дилера в таблице "Контактная информация" отображаются данные не клиента, а дилера. В этом случае запрещается редактировать данные в таблице контактной информации т.к. это данные дилера, а не клиента.

Если доставка планируется силами нашей компании, тогда адрес доставки заполняется в поле «Адрес доставки» вне таблицы "Контактная информация". При этом возможен выбор «Адреса доставки» из данных «Дилера» и из всех адресов доставки по документам данного дилера. Также возможен ввод нового адреса вручную.

Если дилер передал телефон клиента (для связи водителя с клиентом при доставке), тогда номер телефона должен быть записан в комментарий к адресу доставки. Работа с данным справочником практически не отличается от штатной работы в программе 1С:Бухгалтерия. Исключением является лишь работа с контактной информацией.

Кроме штатной информации возможна работа с дополнительными адресами, телефонами и прочими видами контактной информацией. Открывается дополнительная информация нажатием на кнопку «Олимп» в верхней командной панели формы элемента справочника.

Существует возможность подбора в поле «Адрес доставки» любого из ранее введенных адресов доставки для выбранного «Клиента» или «Дилера».

Если установлена пометка «контакт через дилера», в форме подбора адреса доступны адреса доставки, из документов оформленных на дилера.

Область 6: «Таблица планирования и контроля заказа»

На этапе «Заявка» возможно планировать следующие события:

  1. Предварительный расчет - планируется необходимость выполнить Предварительный расчет по заявке и связаться с клиентом.
     
  2. На контроле - планируется простое произвольное напоминание о действии. Произвольное, что именно надо сделать, можно указать в комментарии.
     
  3. Дата – дата постановки задачи, Дата еще – Дата планового выполнения контроля. Флажок – признак того, что контроль выполнен. При двойном клике по полю «Комментарий» и нажатии кнопки выбора открывается окно редактирования и просмотра комментария.

    При постановке задачи на контроль заказа менеджер заказа и лицо, указанное в поле «Исполнитель» увидят эту задачу в "Мониторе пользователя". Для этого надо настроить период «Монитора», и указать тип события «Заказы на контроле». После настройки монитора следует нажать кнопку обновить.
     
  4. Заявка на замер - планируется выезд замерщика к клиенту для проведения замера.
     
  5. Контроль исполнения заявки - планируется стандартный контакт с клиентом после выполнения заявки для получения информации о претензиях клиента, о работе сотрудников компании и т. д.

    – Двойной щелчок по полю комментарий позволяет открыть окно редактирования и просмотра комментария.

    – Добавление комментария (результат контакта).

    – Дату и результат контакта с клиентом возможно вывести в РАСШИРЕННЫЙ журнал.
     
  6. Отказ – это уже не планирование. Установка данного флага означает, что заявка сорвалась и клиент потерян. Требует особенно тщательного контроля причин, для их выявления и недопущения в дальнейшем. Такие заказы обязательно контролируются на 100 %.

    Сразу под таблицей контроля, расположена гиперссылка «Отказ от заказа» предназначенная для открытия и редактирования причин отказа. Причины отказа можно указать только тогда, когда в таблице контроля заказа введена запись с типом «Отказ».
     
  7. Поле «Дополнительно» - это комментарий к текущему этапу заказа.

Область 7: «Документы, связанные с данным заказом»

Документы заказа в оконном производстве

В данной области отображаются документы, созданные для отображения прохождения данного заказа в учете.