Работа с инструментом «Объектовые заказы»
Введение
Данные методические рекомендации предназначены для сотрудников компании, работающих с программным продуктом "Olimp CSE" и занимающихся групповыми заказами оконного производства.
Методические рекомендации содержат основные правила работы с инструментом "Объектовые заказы", составленные на основании главной инструкции по работе с программным продуктом "Olimp CSE".
Описание инструмента
Данный инструмент предназначен для работы с группой заказов оконного производства. Позволяет фиксировать оплаты, распределять суммы оплат по заказам группы, анализировать экономическую выгоду группы заказов. Возможна фиксация комментариев по мере реализации заказа.
Доступ и запуск инструмента
Доступ к данному инструменту настраивается для каждого пользователя в панели администрирования:
Журнал открывается нажатием одноименной картинки на панели "Начало":
Колонки журнала «Объектовые заказы» - Оконное производство
Колонка «Дата» - указана дата и время создания документа.
Колонка «Номер» - указывается порядковый номер документа.
Колонка «Организация» - указывается организация по заказам которых собран объектовый заказ.
Колонка «Менеджер» - указывается менеджер, ответственный за объектовый заказ.
Колонка «Клиент» - указывается контрагент, заказчик объектового заказа.
Колонка «Сумма» - общая сумма объектового заказа.
Колонка «Список заказов» - содержит список заказов входящих в объектовый заказ через запятую. По данной колонке удобно производить поиск:
Колонка «Сумма поступлений» - содержит все поступления ДС по объектовому заказу;
Колонка «Сумма освоенная» - содержит сумму, уже распределенную как оплаты на конкретные заказы группы;
Колонка «Сумма не освоенная» - содержит сумму поступлений не распределенную на заказы группы;
Колонка «Комментарии» - содержит последний комментарий по объектовому заказу (для каждого объектового заказа может быть множество комментариев).
Описание основных областей формы «Оконное производство – Объектовый заказ»
- Шапка документа содержит основные реквизиты «Объектового заказа».
- Область "Общая информация" содержит данные о финансовых поступлениях от контрагента.
- Данная область разделена на четыре вкладки: распределение финансов, сводная по затратам, комментарии, дополнительно.
- Область "Заказы" отображает субзаказы по контрагенту.
Последовательность работы с документом «Оконное производство - Объектовый заказ»
1. Заполнение документа начинаем с заполнения «шапки»:
ВНИМАНИЕ! Поля с красным подчеркиванием обязательны для заполнения
Поле «Номер» и «Договор» заполняется автоматически при записи документа. Поле «Договор» присваивается уникальное наименование (например: Объектовый_1).
Поле "Сумма" заполняется вручную и указывается сумма, которая была согласованна с заказчиком. При дальнейшей работе данная сумма будет рассчитана между всеми субзаказами.
2. Добавление в объектовый заказ документов оконного производства
При добавлении в объектовый заказ документов оконного производства в списке подбора появятся все документы выбранного контрагента, при этом выполнить подбор можно только для тех заказов, которые уже не являются частью какого-либо объектового заказа:
Внимание! В данный список не входят рекламации
Вид списка заказов после подбора:
3. Добавление в объектовый заказ финансовых поступлений:
Возможно добавление как наличного, так и безналичного финансовых поступлений. При выборе безналичного расчета, убираются поля "Касса", "Передал", "Принял".
4. Подбор документа поступления
Кнопка "Подобрать документ поступления" позволяет выбрать существующий документ наличного или безналичного поступления средств.
Изменение пометки в колонке "проведен" позволяет провести документ фин. поступлений или отменить его проведение.
В результате этого действия появляется окно о проведении или об отмене проведения. Если действие желательно, то следует подтвердить нажатием на кнопку "Да".
Проведение документа отражает фактическое поступление денежных средств по данному объектовому заказу.
Табличная часть «Финансовые поступления объектового заказа» включает в себя строку, «Объектовый_<Номер документа>» в которой хранится «нераспределенная сумма» поступления объектового заказа. По мере добавления заказов на оплату, сумма в строке «Объектовый_» уменьшается, и как только данная сумма станет равной 0, данная строка будет удалена из табличной части поступления, т.е. вся сумма поступления будет распределена по договорам заказов.
5. Оплата заказов
С помощью технологии Drag&Drop левой кнопкой мыши перетаскиваем нужные документы из окна «Заказы», тем самым оплачивая данные заказы выбранным финансовым поступлением.
- По объектовым заказам возможно любое количество поступлений денежных средств.
- Оплаты заказа может быть осуществлено разными финансовыми поступлениями.
6. Корректировка суммы оплаты
Сумму оплаты (строка окрашена синим цветом), находящейся в таблице «Заказы, оплаченные финансовым поступлением» можно корректировать вручную, при этом отслеживаются следующие моменты:
- Сумма оплаты не может превышать сумму договора.
- Сумма оплаты группы заказов по выбранному фин. поступлению не может превышать суммы фин. поступления.
7. Монопольный режим операции
Если в поле "Заказы" документ окрашен в красный цвет, значит этот документ открыт другим пользователем. Невозможно провести операцию проведения суммы договора объектового заказа к сумме поступления, т.к. эта операция должна проводиться в монопольном режиме.
При нажатии на кнопку "Список заблокированных заказов", открывается следующее окно, в котором отображается вся информация по документу, кем и во сколько он был открыт.
8. Оплата договора
Если сумма оплаты по перетаскиваемому договору меньше или равна неосвоенной сумме выбранного поступления фин. средства, договор оплачивается полностью, и состояние данного заказа в табличной части «Заказы» сменяется на «Оплачен», если же суммы фин. поступления не хватает, состояние заказа сменится на «Оплачен частично».
9. Операции над закрытыми заказами
Операции над закрытыми заказами не допускаются, то есть для них уже невозможно изменить сумму оплаты и их невозможно удалить из объектового заказа.
10. Запись объектового заказа
При записи объектового заказа происходит автоматическая фиксация финансовой информации в заказах, входящих в объектовый заказ (сумма оплаты, факт оплаты).
11. Регистрация финансовых поступлений
Все финансовые поступления по заказу оконного производства, входящему в объектовый заказ, регистрируются только в объектовом заказе и не могут быть изменены в форме субзаказа.
В закладке «Сводная по затратам» существует возможность сформировать сводную информацию по группе заказов объектового заказа:
Для этого необходимо пометить/снять пометку со всех заказов, нажатием на кнопки и или выборочно пометьте заказы в колонке:
После этого необходимо нажать на кнопку «Обновить» - , в результате чего в левой части формы рассчитаются фин. расходы по выбранным заказам оконного производства.
В закладке «Комментарии» существует возможность добавлять комментарии, заметки и напоминания по объектовому заказу:
Комментарии сортируются по времени добавления, при этом последний комментарий отображается в правой нижней области в формате <комментарии> | <дата комментария>, и в соответствующей колонке журнала:
Кнопка "Инструменты" позволяет привести сумму заказов в оконном производстве, входящих в объектовый заказ к сумме поступлений объектового заказа.
Нажатием на кнопку "Привести сумму договоров к сумме поступлений" вызывает следующие сообщение. Если данное действие желательно, то подтверждаем нажатием на кнопку "Да".
Вкладка «Дополнительно» содержит в себе дополнительную информацию, которая необходима для заполнения печатных форм. Печатные формы выводятся на принтер при помощи кнопки «Печать», которая находится в нижнем правом углу формы «Оконное производство - объектовый заказ».