• +7 (495) 255-05-12

Работа с групповой и индивидуальной закупкой материала

Введение

Данное методическое пособие предназначено для кладовщика предприятия, работающего с программным продуктом "Olimp CSE" и занимающегося закупкой материалов.

Методическое пособие содержит основные правила работы с инструментом "Групповые заявки", а так же с инструментом по индивидуальной (позаказной) закупке материалов. Составлено на основании главной инструкции по работе с программным продуктом "Olimp CSE".

 

Назначение инструмента

Данный инструмент предназначен для закупки необходимых материалов по отдельным или по групповым заявкам. В связи с этим методические рекомендации разделены на две части:

  • Закупка материалов по одному заказу;
  • Закупка материалов по группе заявок.

Закупка материалов по одному заказу

Запуск инструмента

Запуск данного инструмента производится двумя способами.

  1. Через форму заказа. При нажатии на кнопку "Действия", которая находится в верхнем левом углу формы, необходимо выбрать графу "Материалы и дополнения по заказу".

     

    Закупка материалов в автоматизации оконного производства

     

  2. В форме заказа, на этапе "Производство". Во вкладке "Общая", в разделе "Сводная по потребности и наличию изделий и дополнений заказа" нажав на кнопку "Операции с номенклатурой".

     

    Оконное производство в программе CSE Олимп

     

Общее описание инструмента

При открытии данный инструмент содержит пять вкладок, из которых три отвечают за закупку, а две последних отвечают за выдачу материалов в цех и на склад готовой продукции.

Программный комплекс Олимп. Материалы и дополнения

 

  1. Общая информация - содержит основную информацию о необходимых материалах и дополнениях по выбранному заказу. В свою очередь данный раздел имеет три подраздела:
    • Изделия и их спецификация - данный подраздел состоит из двух частей: изделия заказа и поиздельная спецификация заказа. Позволяет просмотреть все изделия и дополнительные материалы необходимые для выполнения заказа.
    • Материалы - данный подраздел содержит номенклатуру всех материалов необходимых для выбранного заказа.
    • Дополнения - данный подраздел содержит номенклатуру всех дополнений необходимых для выбранного заказа.
  2. Сводная заявка - содержит в себе сводную заявку на материалы и дополнения к заказу. Заявка разделена на группы, а внизу имеется сводная по потребности и наличию материала и дополнений.
  3. Закупка - данный раздел содержит в себе сводную материалов, которые были выбраны для закупки в разделе "Сводная заявка". Данный раздел состоит из нескольких подразделов:
    • Заказ материалов и дополнений - подраздел представлен в табличном виде и содержит в себе всю информацию о закупаемом материале.
    • Общая - содержит информацию о дате заказа и получении материала от поставщиков. А так же указывается информация о количестве выделенного материала.
    • Заказы поставщикам - содержит в себе информацию о заказах поставщикам.
    • Счета на оплату - содержит счета на оплату всех поставщиков указанных в предыдущем подразделе.
    • Оплаты - содержит информацию о произведенных платах поставщикам.
    • Поступления - информация о поступлении материалов от поставщиков.

Вкладки «Материалы в цех» и «Дополнения на СГП» описаны в методических рекомендациях по выдаче материалов в цех и в склад готовой продукции.

 

Последовательность работы с инструментом

Для корректной работы данного инструмента необходимо загрузить заказ из производственной программы. После этого в выше описанной форме появятся все необходимые материалы и дополнения по заказу, их количество можно просмотреть во вкладке "Общая информация".

Во вкладке "Сводная заявка" имеется возможность просмотреть количество недостающих материалов, они окрашиваются в красный цвет, материалы окрашенные в зеленый цвет не нуждаются в дополнительной закупке.
Для того, то бы указать материалы, которые требуется закупить, необходимо проставить галочки в графе "Закупка", которая обозначена в таблице знаком Окна ПВХ. Так же в данном программном продукте имеется возможность выделять все материалы в указанной категории, для этого необходимо встать на требуемую категорию и нажать на кнопку Пластиковые окна, которая находится на левой боковой панели формы. Так же имеется возможность снять все выделения с помощью кнопки Монтаж пластиковых окон.

 

Производство оконных конструкций

 

 

После того, как необходимый материал выбран, необходимо нажать на кнопку  и перейти на вкладку "Закупка".

Программа для установки окон

 

Во вкладке "Закупка" в разделе "Заказ материалов и дополнений" можно просмотреть все выбранные материалы и дополнения, которые требуется закупить. После этого необходимо перейди во вкладку "Заказы поставщикам" и выполнить следующие действия:

 

  1. С помощью кнопки "Добавить" необходимо выбрать из справочника "Контрагенты" необходимого поставщика. Так же необходимо проставить на какой склад будут отгружены выбранные материалы, по умолчанию указывается "Основной склад".

     

    Программа для монтажа окон
    ВНИМАНИЕ!!! Вид договора выбранного контрагента обязательно должен быть "С поставщиком".

    Оконное производство. Договоры в программе CSE Олимп

     

  2. После этого по выбранному поставщику заносятся материалы и дополнения, которые возможно у него заказать в раздел "Номенклатура текущего заказа поставщику". Для занесения материалов и дополнений в данный раздел используется функция "Drag and Drup" - это значит, что из поля "Заказ материалов и дополнений" возможно перетащить необходимые материалы и дополнения в поле "Номенклатура текущего заказа поставщику". Программный продукт позволяет перетаскивать, как по одному элементу, так и по выбранной группе сразу. Материалы и дополнения, которые уже перенесены в поле "Номенклатура текущего заказа поставщику" окрашиваются в желтый цвет, что позволяет не допустить дублирование заказа материалов и дополнений. После того, как заказ для данного поставщика составлен, имеется возможность занести следующего контрагента и выбрать и составить для него заказ по той же схеме, что и для предыдущего поставщика. По окончанию создания заказа необходимо нажать на кнопку , которая находится на верхней панели вкладки "Заказы поставщикам".

     

    Заказы поставщикам в производстве окон ПВХ

     

    Так же на данном этапе необходимо скорректировать количество материалов к выдаче согласно фактической единицы хранения. Эта функция применяется для линейный и плоскостных материалов. Материалы в производстве окон ПВХ

     

    После этого имеется возможность распечатать заказ поставщику. Компания Эрико. Заказ постащику

     

    Заказы поставщикам материалов для окон ПВХ

     

  3. Далее необходимо перейти на вкладку "Счет на оплату". Для того, что бы отобразить счета на оплату по данному заказу необходимо нажать на кнопку , после обновления в поле появятся документы. Количество документов в данном поле соответствует количеству выбранных поставщиков во вкладке "Заказы поставщикам".
    Программный продукт позволяет присвоить каждому из документов электронную версию счет. Для этого необходимо выбрать один из заказов и нажать на кнопку  Счет, при нажатии на данную кнопку система выдаст пользователю сообщение:

     

    В данном сообщение необходимо нажать кнопку "Да" и выбрать счет соответствующий данному заказу.
    Для последующих заказов необходимо повторить выше описанную схему. Olimp CSE

     

  4. Вкладка "Оплаты" заполняется уже по факту оплаты заказа. Для этого необходимо перейти на вкладку "Оплаты" и нажать на кнопку Оплата заказа, которая находится на верхней панели данной вкладки. На основании "Счета на оплату" сформируется документ оплаты. Документы Заказ поставщику

 

Добавление документов в данной вкладке производится двумя способами.

1. С помощью кнопки Добавление документов и ниспадающем меню выбрать "Расходный кассовый ордер".

 

Расходный кассовый ордер

 

В открывшейся форме необходимо выбрать форму платежа: Наличный или Безналичный. И уже в соответствии с выбранной формой платежа заполнить поля формы.

 

При выборе формы платежа:

а) Наличный, заполняются поля:

  • Касса - при нажатии на кнопку  выбрать из справочника кассу, из которой производится платеж.
  • Сумма - указать сумму заказа вручную.
  • Передал, принял - указываются физические лица, которыми была передана и приняты вышеуказанная сумма.

 

б) Безналичный, заполняются поля:

  • Сумма - указывается сумма заказа.
  • Принял - физическое лицо, которое производит безналичный расчет по данному заказу.

 

2. Через подбор имеющихся документов. Для этого необходимо нажать на кнопку "Подобрать документ" и выбрать один из имеющихся видов документов: "Расходный кассовый ордер" или "Списание с расчетного счета".

 

Расходный кассовый ордер

 

Списание с расчетного счета

 

Так же имеется возможность удалить документ или удалить связь с документом. Функция "Удалить" позволяет полностью удалить созданный документ, а функция "Удалить связь с документом" позволяет удалить документ из данной вкладки, но оставить его в системе.

Документы Olimp CSE

 

3. При поступлении заказанных материалов и дополнений на склад во вкладке "Поступления" необходимо нажать на кнопку , которая находится на верхней панели данной вкладки. После этого в появившихся заказах поставщику добавить новый документ при помощи нажатия на кнопку "Новый документ".

Материалы в программе Olimp CSE

 

При нажатии на данную кнопку к выбранному заказу будет прикреплен документ "Поступление товаров и услуг".

 

Поступление товаров и услуг

 

Если материалы и дополнения в поле "Заказ материалов и дополнений" окрашен в желтый цвет - это значит что перечисленные материалы и дополнения заказаны, а если в зеленый цвет - то это значит, что материалы и дополнения поступили на склад.
На любом этапе закупки материалов и дополнений имеется возможность просмотреть информацию о каждом материале, которая расположена на вкладке "Общая".

 

Автоматизация оконного производства

 

Закупка материалов по группе заявок

Закупка материалов по группе заявок производится при помощи инструмента "Групповые заявки", который находится на панели "Начало" в разделе "Инструменты".

Доступ к инструменту

Доступ к инструменту "Групповые заявки" настраивается администратором программного продукта в разделе "Администрирование" - "Настройки пользователей" - "Групповые заявки".

Групповые заявки на материалы

 

Доступ к данному инструменту настраивается по нескольким пунктам:

  • Доступ к инструменту - групповые заявки,оплаты, поступления ТМЦ.
  • Право на операции по формированию заказов и счетов.
  • Право на операции по формированию документов оплаты.
  • Право на операции по формированию документов поступления ТМЦ.

Запуск инструмента

Запуск инструмента "Групповые заявки" осуществляется через вкладку "Начало" в разделе "Инструменты".

Инструмент Групповые заявки

 

Общее описание инструмента

Данный инструмент предназначен для закупки материалов и дополнений по группе заказов. Группа заказов определяется по любым выбранным заказам. Инструмент удобен для объектовых заказов.

При запуске инструмента открывается форма с табличной частью, где можно увидеть уже сформированные групповые заказы.

Закупка материалов в программе Олимп

 

Табличная часть данной формы имеет несколько колонок:

  1. Код - номер групповой заявки
  2. Дата - указывается дата создания групповой заявки
  3. Заказов - указывается количество заказов входящих в групповую заявку материалов и дополнений
  4. Список заказов - указывается список всех заказов входящих в данную групповую заявку
  5. Комментарии - указываются комментарии оставленные по данной групповой заявке (комментарии прописываются внутри формы «Групповые заявки материалы»)

Форма "Групповые заявки на материалы" состоит из четырех областей:

Групповые заявки на материалы

 

  1. Общая информация - содержит общую информацию о заявке: номер, дата, организация, подразделения, комментарии - введенные в данном поле комментарии будут отображаться в табличной части инструмента "Групповые заявки".
  2. Заказы - список заказов, для которых требуется закупить необходимые материалы и дополнения.
  3. Весь список материалов по выбранным заказам - состоит из списка материалов и дополнений, которые необходимо закупить по указанным заказам в области "Заказы".
  4. Поэтапное прохождение заказа - данная область состоит из нескольких вкладок:
    • Общая - содержит в себе общую информацию о заявке, а именно даты заказа и поступления материалов и дополнений на склад предприятия.
    • Заказы поставщикам - содержит информацию о поставщиках и выбранных для них материалов и дополнений.
    • Счет на оплату - содержит счета на оплату по заказам указанным во вкладке "заказы поставщикам", количество счетов равно количеству поставщиков в заказе.
    • Оплаты - содержит информацию об оплате за заявки на поставку материалов и дополнений. Количество оплат равно количеству поставщиков.
    • Поступления - вкладка содержит информацию о поступлении материалов и дополнений по заявке на склад предприятия.

Последовательность работы с инструментом

Работа с инструментов "Групповые заявки" проходит в несколько этапов, с последовательным заполнением всех областей формы инструмента.

Для начала необходимо заполнить все поля области "Общая информация". Поля "Номер" и "Дата" заполняются автоматически. Поля "Организация" и "Подразделение" являются обязательными для заполнения. В поле "Комментарии" вписываются нюансы по данному заказу, данное поле не является обязательным для заполнения.

После того, как поле "Общая информация" заполнено, необходимо произвести подбор заказов, по которым будет составлена заявка на материалы и дополнения. Для этого необходимо нажать на кнопку . Откроется форма "Подбор заказов в групповую заявку на материалы".

Подбор заказов в заявке на материалы

 

Данная форма представленная в виде таблицы, и содержит следующие колонки:

  1. Групповая заявка - данная колонка информирует пользователей о нахождении данного заказа в списке групповых заявок. Если заявка уже присутствует в одной из групповых заявок, то она окрашивается в серый цвет, а так же система не позволяет выполнить подбор по данному заказу
  2. Номер заказа/Дата заказа
  3. Тип заказа/Сумма заказа
  4. Клиент - фамилия, имя, отчество заказчика
  5. Система профиля
  6. Дата планового запуска заказа
  7. Дата фактического запуска заказа
  8. Дата плановой готовности заказа

Для отображения необходимых заявок сначала требуется установить период. Поиск заказов по периоду производится по дате планового запуска. Период можно установить двумя способами:

  • Вручную или с помощью календаря, который открывается для каждой даты отдельно при нажатии на кнопку .
  • С помощью формы "Настройка периода", которая открывается при нажатии на кнопку .

После того, как период установлен необходимо нажать на кнопку  для обновления поиска.


ВНИМАНИЕ!!! Заказы, которые уже изготовлены, НЕ ОТОБРАЖАЮТСЯ в данном списке

Далее необходимо выполнить подбор заказов, по которым будет оформляться заявка на групповую закупку материалов и дополнений. Подбор производится с помощью двойного клика по необходимым заказам. После того, как заказы подобраны необходимо закрыть форму "Подбор заказов в групповую заявку на материалы".:

Если же требуется добавить все заказы по выбранному периоду то для этого необходимо нажать на кнопку 

Когда необходимые заказы подобраны в области "Весь список материалов по выбранным заказам" отображается список необходимых материалов и дополнений разделенных на группы.

Материалы и дополнения в данной области подсвечиваются тремя разными цветами:

  • Зеленым цветом - материалы и дополнения,которых хватает для изготовления указанных заказов;
  • Красным цветом - материалы и дополнения, которые необходимо закупить;
  • Оранжевым цветом - материалы и дополнения, которые находятся в резерве других заказов;

Системой предусмотрена функция включение/выключение колонок "В наличии" и "В резерве". Для включения данных колонок необходимо проставить чекбоксы в области, которая находится в правом верхнем углу табличной формы.

Список материалов по выбранным заказам

 

Так же в данной области отображаются зарезервированные материалы и дополнения по всем заказам организации. Резервирование материалов производится в форме заказа на этапе "Производство": Зарезервированные материалы

 

Имеется возможность снимать с резерва материалы, не заходя в заказ.

С помощью кнопки , которая находится на верхней панели формы "Групповые заявки на материалы". При нажатии на данную кнопку открывается форма с одноименным названием. В данной форме необходимо настроить период и нажать кнопку . После этого появятся все заказы, в которых имеются материалы в резерве.

Необходимо выделить заказы, с которых требуется снять резерв и нажать на кнопку .

Резервы материала в заказе на изготовление окон

 

Далее необходимо перейти в область "Поэтапное прохождение заказа":

  1. С помощью кнопки "Добавить", во вкладке "Заказы поставщикам", необходимо выбрать из справочника "Контрагенты" требуемого поставщика. Так же, в колонке склад, необходимо указать на какой склад будут отгружены выбранные материалы, по умолчанию указывается "Основной склад".

     

    Контрагенты в программном комплексе Олимп
    ВНИМАНИЕ!!! В функциях контрагента обязательно должен быть создан договор с поставщиком.

    Контрагенты в программе Олимп

     

  2. После этого по выбранному поставщику заносятся материалы и дополнения, которые возможно у него заказать в раздел "Номенклатура текущего заказа поставщику". Для занесения материалов и дополнений в данный раздел используется функция "Drag and Drup" - это значит, что из поля "Заказ материалов и дополнений" возможно перетащить необходимые материалы и дополнения в поле "Номенклатура текущего заказа поставщику". Программный продукт позволяет перетаскивать, как по одному элементу, так и по выбранной группе сразу. Материалы и дополнения, которые уже перенесены в поле "Номенклатура текущего заказа поставщику" окрашиваются в желтый цвет, что позволяет не допустить дублирование заказа материалов и дополнений. После того, как заказ для данного поставщика составлен, имеется возможность занести следующего контрагента и выбрать и составить для него заказ по той же схеме, что и для предыдущего поставщика. По окончанию создания заказа необходимо нажать на кнопку , которая находится на верхней панели вкладки "Заказы поставщикам". Список материалов Olimp CSE

     

    Так же на данном этапе необходимо скорректировать количество материалов к выдаче согласно фактической единицы хранения. Эта функция применяется для линейный и плоскостных материалов.

    CSE Олимп

     

    После этого, на данном этапе, имеется возможность распечатать заказ поставщику.

    Печать заказа поставщику

     

    Олимп CSE. Заказ поставщику

     

  3. Далее необходимо перейти на вкладку "Счет на оплату". Для того, что бы отобразить счета на оплату по данному заказу необходимо нажать на кнопку , после обновления в поле появятся документы. Количество документов в данном поле соответствует количеству выбранных поставщиков во вкладке "Заказы поставщикам". При двойном клике на один из счетов откроется поле "Заказ поставщику", в котором есть возможность просмотреть всю информацию о заказе.

    Так же программный продукт позволяет присвоить каждому из документов электронную версию счета. Для этого необходимо выбрать один из заказов и нажать на кнопку , при нажатии на данную кнопку система выдаст пользователю сообщение:

    Счет на оплату (подбор)

     

    В данном сообщение необходимо нажать кнопку "Да" и выбрать счет соответствующий данному заказу. Для последующих заказов необходимо повторить выше описанную схему.

    Счет на оплату

     

  4. Вкладка "Оплаты" заполняется уже по факту оплаты заказа. Для этого необходимо перейти на вкладку "Оплаты" и нажать на кнопку , которая находится на верхней панели данной вкладки. На основании "Счета на оплату" сформируется документ оплаты. Оплата заказа на изготовление окон

     

Добавление документов в данной вкладке производится двумя способами:

  1. С помощью кнопки  и ниспадающем меню выбрать "Расходный кассовый ордер". Добавление документа в программе Олимп

     

    В открывшейся форме необходимо выбрать форму платежа: Наличный или Безналичный. И уже в соответствии с выбранной формой платежа заполнить поля формы.

     

    При выборе формы платежа:

    а) Наличный, заполняются поля:

    • Касса - при нажатии на кнопку  выбрать из справочника кассу, из которой производится платеж.
    • Сумма - указать сумму заказа вручную.
    • Передал, принял - указываются физические лица, которыми была передана и приняты вышеуказанная сумма.

    б) Безналичный, заполняются поля:

    • Сумма - указывается сумма заказа.
    • Принял - физическое лицо, которое производит безналичный расчет по данному заказу.
  2. Через подбор имеющихся документов. Для этого необходимо нажать на кнопку "Подобрать документ" и выбрать один из имеющихся видов документов: "Расходный кассовый ордер" или "Списание с расчетного счета". Подбор документов Olimp CSE

     

    Расходный кассовый ордер

     

    Также имеется возможность удалить документ или удалить связь с документом. Функция "Удалить" позволяет полностью удалить созданный документ, а функция "Удалить связь с документом" позволяет удалить документ из данной вкладки, но оставить его в системе.

    Заказы в программе CSE Олимп

     

  3. При поступлении заказанных материалов и дополнений на склад во вкладке "Поступления" необходимо нажать на кнопку , которая находится на верхней панели данной вкладки. После этого в появившихся заказах поставщику добавить новый документ при помощи нажатия на кнопку "Новый документ". Новый заказ поставщику в программе Olimp

     

    При нажатии на данную кнопку к выбранному заказу будет прикреплен документ "Поступление товаров и услуг".