Методическое пособие бухгалтера по заработной плате

Введение

Данные методические рекомендации предназначены для бухгалтера, работающего с программным продуктом "Olimp CSE" и занимающегося начислением и выплатой заработной платы.

Методические рекомендации содержат основные правила работы с инструментом "Начисления и выплаты", составленные на основании главной инструкции по работе с программным продуктом "Olimp CSE".

 

Описание инструмента

Инструмент «Начисления/выплаты» заработной платы предназначен для начисления и выплаты заработной платы сотрудников в соответствии с окладом и процентными надбавками настроенными в справочнике «Дополнительные параметры сотрудников».
Инструмент «Начисления/выплаты» заработной платы открывается в соответствующей вкладке.

 

1. Документ "Начисления" - для начислений и рекламационных удержаний (в рамках заказа).
2. Документ "Прочие начисления" - для прочих начислений, которые не входят в расчет производственной программы.
3. Документ "Прочие удержания" - для прочих удержаний, которые не входят в рекламации.
4. Документ "Выплаты" - для выплаты з/п, авансов сотрудникам компании.
5. Отчет "Карточка з/п сотрудника" - позволяет сформировать отчет по з/п выбранному сотруднику.
6. Инструмент "Документы сотрудника" - отображает все документы выбранного сотрудника.

Начисления, выплаты и удержания заработной платы представлены в виде журналов, которые содержат список ведомостей. В верхней части журнала существует стандартный набор кнопок, предназначенных для работы с документами. Для удобства работы с журналом, назначение кнопок программе такое же, как и для всех журналов в программе 1С: Предприятия.

 

Начисление заработной платы

При открытии данного инструмента можно просмотреть все ранее созданные начисления заработной платы.
Так как данный инструмент представлен в виде журнала, то имеет следующие колонки:

1. Статус проведения документа и отмечается галочкой в колонке.
2. Дата создания документа.
3. Номер документа.
4. Организация.
5. Подразделение, по которому проходят операции начисления.
6. Дата начисления з/п, начало и конец периода.
7. Сумма начисления.
8. Ответственный за создание и заполнение документа.
9. Комментарии по документу.

 

Создания нового документа начисления заработной платы

Для того чтобы создать новый документ, необходимо нажать кнопку «Добавить» 

Вид нового документа:

 

1. "Шапка" документа - содержит основную информацию по документу.
2. Начисления и удержания для выбранных сотрудников - содержит информацию о начисленом окладе и сводную информацию о сумме начислений по заказам.
3. Начисления - информация о начислениях по заказам.
4. Удержания - информация об удержаниях по заказам (рекламациях).

Заполнение начинается с "шапки" документа. Далее требуется выбрать группу видов деятельности сотрудников, з/п которых будем рассчитывать.

 

Начисления могут производиться не только сотрудникам, но и прочим физическим лицам, дилерам и дилерам, выступающих в качестве агентов.

 

Далее проставляем фактически отработанное время. Расчет может производится в часах или фактически отработанных днях. Число рабочих дней рассчитывается по производственному календарю «Предприятие – «Производственный календарь». Если график работы компании за указанный период отличается от регламентированного календаря, для правильного расчета оклада задайте фактическое количество отработанных дней (количество рабочих дней компании), настраивается во вкладке «Администрирование».
В случае, когда мы проставляем фактическое количество не равным числу рабочих дней по календарю, расчет окладов будет вестись пропорционально фактически отработанных дней за указанный период.

Далее следует добавить сотрудников, для которых будет производится расчет. Подбор сотрудников, для которых будет производиться расчет заработной платы, выполняется в специальной форме, открываемой нажатием кнопки .

 

Далее откроется окно "Подбор сотрудников" из которого следует добавить нужного сотрудника. Корректность ставок оклада для сотрудников можно проверить в окне «Дополнительные параметры сотрудников». Для расчета документа следует нажать кнопку .

Если мы рассчитываем начисления для дилера, то в поле "Начисления для выбранных контрагентов" останутся колонки "Контрагент", "Начислено" "Сумма". Через «Подбор» выбираем контрагента. Для контрагентов не существует оклада, количества отработанных дней. Эти поля для контрагентов будут скрыты. В остальном работа в документе, анализ и детализация аналогичны работе с сотрудниками предприятия.

 

Начисление з/платы для:

• Агентов
• Консультантов
• Менеджеров

возможно только по закрытым документам.

 

Начисление з/платы для:

• Замерщик
• Производство
• Производство СП
• Водитель
• Транспортный отдел
• Монтажник
• Слесарь

возможно только по заказам, в которых соответствующая работа фактически выполнена, независимо от факта закрытия заказа. Кроме этого, для «Производство» необходима отметка об отгрузке.

В том случае, если требуется выборочно начислить з/п по некоторым документам, необходимо поставить флажок «ручная обработка документов» .

При отключенной пометке «ручная обработка документов» выполните автозаполнение, далее поставьте отметку «ручная обработка документов».

После того, как данный чекбокс проставлен, в панели «Начисления» будут доступны кнопки добавления и удаления документов.

 

Данные в табличных частях «Начисления» и «Удержания» показывают, для выбранного в таблице «Начисления/удержания для выбранных сотрудников» сотрудника, детализацию по исходным документам, на основании данных которых и был выполнен расчет зарплаты в документе.

Открытие документа «Начисления» и «Удержания» осуществляется двойным кликом по требуемому документу по строке в табличной части «Начисления» или «Удержания». В открываемом документе можно посмотреть состояние документа начисления по заказу. В документе во вкладке "Сводная" не проведенные документы окрашены в синий цвет.

 

После заполнения всех необходимых полей документа "Начисления" следует нажать кнопку "Провести документ" в верхней панели окна

 

После проведения документа "Начисления" в заказе во вкладке "Сводная" поле "Выдано, Дата" будет окрашено в зеленый цвет.

 

Прочие начисления

Данный инструмент предназначен для любых прочих начислений, которые не являются фиксированными в производственной программе, таким как: премии, поощрения, материальная помощь и т.д.

Так же как и предыдущий инструмент, "Прочие начисления" представлен в виде журнала со следующими колонками:

1. Статус проведения документа и отмечается галочкой в колонке.
2. Дата создания документа.
3. Номер документа.
4. Организация.
5. Дата начисления з/п, начало и конец периода.
6. Список - содержит список сотрудников, которым были рассчитаны прочие начисления.
7. Комментарии по документу.

 

Создание нового документа прочих начислений

Для того, что бы создать новый документ необходимо нажать на кнопку , которая находится в верхней панели формы журнала инструмента. После нажатия на выше указанную кнопку откроется форма для создания нового документа, которая состоит из двух частей:

1.  Шапка документа.
2.  Табличная составляющая документа.

 

Шапка документа заполняется автоматически.

Далее необходимо заполнить табличную часть. Для этого в верхней панели табличной части необходимо нажать на кнопку ,после чего появится строка для заполнения. Заполнение ведется поочередно, в соответствии с колонками табличной часть:

1. Физическое лицо - заполняется с помощью справочника "Физические лица", который открывается с помощь нажатия на кнопку .
2. Вид начисления - является обязательным для заполнения. Заполняется так же как и предыдущая колонка, только с помощью справочника "Шаблоны произвольных начислений". В данный справочник, так же можно добавлять новые виды начисления.
3. Сумма - в данной колонке необходимо заносить сумму прочего начисления в числовом эквиваленте.
4. Комментарии - в данной колонке заносятся текстовые комментарии к начислению.

После этого документ необходимо записать и закрыть. Программный продукт позволяет в одном документе заводить не одного, а нескольких получателей прочих начислений. Для этого необходимо нажать на кнопку  и повторить все выше перечисленные действия.

 

Прочие удержания

Данный инструмент предназначен для прочих удержаний, которые не являются фиксированными в производственной программе, таким как: штрафы за нарушение внутреннего распорядка дня, удержания за причинение материального ущерба предприятию, корректировка ранее неверно рассчитанных начислений и т.д.

Инструмент "Прочие удержания" представлен в виде журнала со следующими колонками:

1. Статус проведения документа и отмечается галочкой в колонке.
2. Дата создания документа.
3. Номер документа.
4. Организация.
5. Список - содержит список сотрудников, которым были рассчитаны прочие начисления.
6. Комментарии по документу.

 

Создание нового документа прочих удержаний

Для того, что бы создать новый документ необходимо нажать на кнопку , которая находится в верхней панели формы журнала инструмента. После нажатия на выше указанную кнопку откроется форма для создания нового документа, которая состоит из двух частей:

1. Шапка документа
2. Табличная составляющая документа

 

Шапка документа заполняется автоматически.

Далее необходимо заполнить табличную часть. Для этого в верхней панели табличной части необходимо нажать на кнопку ,после чего появится строка для заполнения. Заполнение ведется поочередно, в соответствии с колонками табличной часть:

1. Физическое лицо - заполняется с помощью справочника "Физические лица", который открывается с помощь нажатия на кнопку .
2. Вид удержания - является обязательным для заполнения. Заполняется так же как и предыдущая колонка, только с помощью справочника "Шаблоны произвольных удержаний". В данный справочник, так же можно добавлять новые виды начисления.
3. Сумма - в данной колонке необходимо заносить сумму прочего удержания в числовом эквиваленте. 4. Комментарии - в данной колонке заносятся текстовые комментарии к удержанию.

После этого документ необходимо записать и закрыть. Программный продукт позволяет в одном документе заводить не одного, а нескольких членов прочих удержаний. Для этого необходимо нажать на кнопку  и повторить все выше перечисленные действия.

 

Документ «Выплаты»

В документе «Выплаты» отображаются любые выплаты сотрудникам организации. В журнале верхняя панель аналогична журналу «Начисления» и «Удержания».

Описание колонок журнала:

 

1. Статус проведения документа и отмечается галочкой в колонке.
2. Дата создания документа
3. Номер документа
4. Организация
5. Комментарии по документу.

 

Добавление документа нажатием кнопки «Добавить» 

В шапке документа дата и номер заполняются автоматически. Поле «Организация» и «Касса» заполняются вручную.

В табличную часть необходимо добавить запись нажатием на кнопку «Добавить»

 

Существует возможность в документ добавить одного, группу или всех сотрудников организации.

 

Для этого следует нажать кнопку «Подбор» 

Выбрать сотрудника подбором из справочника «Физические лица». Заполняя поле "Сумма", следует поставить галочку в колонке "Выплачена", далее 

Далее необходимо провести документ нажатием на кнопку в верхней панели окна:

 

 

Для выплаты ЗП формируется расходный кассовый ордер.

 

 

В документах, в которых было отменено проведение, расходный кассовый ордер не удаляется, а окрашивается серым цветом.

 

Отчет «Карточка з/п сотрудника»

Карточка зарплаты сотрудника открывается из основного меню, вкладки «Начисления и выплаты». Отображает отчет о всех начислениях, удержаниях и выплатах по выбранному сотруднику.

Сперва следует выбрать период, с какого и по какое число следует сформировать отчет по сотруднику. Далее необходимо выбрать сотрудника и нажать кнопку "Сформировать":

 

Окно «Документы сотрудника» вкладки «Начисления и выплаты»

Данное окно включает в себя отчет по выбранному сотруднику за определенный период времени. Позволяет просмотреть все документы по сотруднику, в создании и в данных которых он участвовал.

 

Удержания и рекламации в данном списке отображаются красным цветом.