Групповые заявки

Содержание

1. Назначение инструмента
2. Доступ к инструменту
3. Запуск инструмента
4. Общее описание инструмента
5. Последовательность работы с инструментом

Назначение инструмента

Данный инструмент предназначен для закупки материалов и дополнений по групповым заявкам. Закупка материалов и дополнений по группе заявок производится при помощи инструмента "Групповые заявки".

Доступ к инструменту

Доступ к инструменту "Групповые заявки" настраивается администратором программного продукта в разделе "Администрирование" - "Настройки пользователей" - "Групповые заявки".



Доступ к данному инструменту настраивается по нескольким пунктам:

• Доступ к инструменту - групповые заявки,оплаты, поступления ТМЦ.
• Право на операции по формированию заказов и счетов.
• Право на операции по формированию документов оплаты.
• Право на операции по формированию документов поступления ТМЦ.

Запуск инструмента

Запуск инструмента "Групповые заявки" осуществляется через вкладку "Начало" в разделе "Инструменты".


 

Общее описание инструмента

Данный инструмент предназначен для закупки материалов и дополнений по группе заказов. Группа заказов определяется по любым выбранным заказам. Инструмент удобен для объектовых заказов.
При запуске инструмента открывается форма с табличной частью, где можно увидеть уже сформированные групповые заказы.



Табличная часть данной формы имеет несколько колонок:
1. Код - номер групповой заявки;
2. Дата - указывается дата создания групповой заявки;
3. Заказов - указывается количество заказов входящих в групповую заявку материалов и дополнений;
4. Список заказов - указывается список всех заказов входящих в данную групповую заявку;
5. Комментарии - указываются комментарии оставленные по данной групповой заявке (комментарии прописываются внутри формы "Групповые заявки материалы");
Форма "Групповые заявки на материалы" состоит из четырех областей:



1. Общая информация - содержит общую информацию о заявке: номер, дата, организация, подразделения, комментарии - введенные в данном поле комментарии будут отображаться в табличной части инструмента "Групповые заявки".
2. Заказы - список заказов, для которых требуется закупить необходимые материалы и дополнения.
3. Весь список материалов по выбранным заказам - состоит из списка материалов и дополнений, которые необходимо закупить по указанным заказам в области "Заказы".
4. Поэтапное прохождение заказа - данная область состоит из нескольких вкладок:

• Общая - содержит в себе общую информацию о заявке, а именно даты заказа и поступления материалов и дополнений на склад предприятия.
• Заказы поставщикам - содержит информацию о поставщиках и выбранных для них материалов и дополнений.
• Счет на оплату - содержит счета на оплату по заказам указанным во вкладке "заказы поставщикам", количество счетов равно количеству поставщиков в заказе.
• Оплаты - содержит информацию об оплате за заявки на поставку материалов и дополнений. Количество оплат равно количеству поставщиков.
• Поступления - вкладка содержит информацию о поступлении материалов и дополнений по заявке на склад предприятия.

Последовательность работы с инструментом

Работа с инструментов "Групповые заявки" проходит в несколько этапов, с последовательным заполнением всех областей формы инструмента.
Для начала необходимо заполнить все поля области "Общая информация". Поля "Номер" и "Дата" заполняются автоматически. Поля "Организация" и "Подразделение" являются обязательными для заполнения. В поле "Комментарии" вписываются нюансы по данному заказу, данное поле не является обязательным для заполнения.
После того, как поле "Общая информация" заполнено, необходимо произвести подбор заказов, по которым будет составлена заявка на материалы и дополнения. Для этого необходимо нажать на кнопку . Откроется форма "Подбор заказов в групповую заявку на материалы".



Данная форма представленная в виде таблицы, и содержит следующие колонки:
1. Групповая заявка - данная колонка информирует пользователей о нахождении данного заказа в списке групповых заявок. Если заявка уже присутствует в одной из групповых заявок, то она окрашивается в серый цвет, а так же система не позволяет выполнить подбор по данному заказу.
2. Номер заказа/Дата заказа.
3. Тип заказа/Сумма заказа.
4. Клиент - фамилия, имя, отчество заказчика.
5. Система профиля.
6. Дата планового запуска заказа.
7. Дата фактического запуска заказа.
8. Дата плановой готовности заказа.
Для отображения необходимых заявок сначала требуется установить период. Поиск заказов по периоду производится по дате планового запуска. Период можно установить двумя способами:

• Вручную или с помощью календаря, который открывается для каждой даты отдельно при нажатии на кнопку .
• С помощью формы "Настройка периода", которая открывается при нажатии на кнопку .

После того, как период установлен необходимо нажать на кнопку  для обновления поиска.

ВНИМАНИЕ!!! Заказы, которые уже изготовлены, НЕ ОТОБРАЖАЮТСЯ в данном списке

Далее необходимо выполнить подбор заказов, по которым будет оформляться заявка на групповую закупку материалов и дополнений. Подбор производится с помощью двойного клика по необходимым заказам. После того, как заказы подобраны необходимо закрыть форму "Подбор заказов в групповую заявку на материалы".
Если же требуется добавить все заказы по выбранному периоду то для этого необходимо нажать на кнопку 
Когда необходимые заказы подобраны в области "Весь список материалов по выбранным заказам" отображается список необходимых материалов и дополнений разделенных на группы.
Материалы и дополнения в данной области подсвечиваются тремя разными цветами:

• Зеленым цветом - материалы и дополнения,которых хватает для изготовления указанных заказов;
• Красным цветом - материалы и дополнения, которые необходимо закупить;
• Оранжевым цветом - материалы и дополнения, которые находятся в резерве других заказов;

Системой предусмотрена функция включение/выключение колонок "В наличии" и "В резерве". Для включения данных колонок необходимо проставить чекбоксы в области, которая находится в правом верхнем углу табличной формы.



Так же в данной области отображаются зарезервированные материалы и дополнения по всем заказам организации. Резервирование материалов производится в форме заказа на этапе "Производство":



Имеется возможность снимать с резерва материалы не заходя в заказ.
С помощью кнопки , которая находится на верхней панели формы "Групповые заявки на материалы". При нажатии на данную кнопку открывается форма с одноименным названием. В данной форме необходимо настроить период и нажать кнопку . После этого появятся все заказы, в которых имеются материалы в резерве. Необходимо выделить заказы, с которых требуется снять резерв и нажать на кнопку .



Далее необходимо перейти в область "Поэтапное прохождение заказа":
1. С помощью кнопки "Добавить", во вкладке "Заказы поставщикам", необходимо выбрать из справочника "Контрагенты" требуемого поставщика. Так же, в колонке склад, необходимо указать на какой склад будут отгружены выбранные материалы, по умолчанию указывается "Основной склад".


 

ВНИМАНИЕ!!! В функциях контрагента обязательно должен быть создан договор с поставщиком.

2. После этого по выбранному поставщику заносятся материалы и дополнения, которые возможно у него заказать в раздел "Номенклатура текущего заказа поставщику". Для занесения материалов и дополнений в данный раздел используется функция "Drag and Drup" - это значит, что из поля "Заказ материалов и дополнений" возможно перетащить необходимые материалы и дополнения в поле "Номенклатура текущего заказа поставщику". Программный продукт позволяет перетаскивать, как по одному элементу, так и по выбранной группе сразу. Материалы и дополнения, которые уже перенесены в поле "Номенклатура текущего заказа поставщику" окрашиваются в желтый цвет, что позволяет не допустить дублирование заказа материалов и дополнений. После того, как заказ для данного поставщика составлен, имеется возможность занести следующего контрагента и выбрать и составить для него заказ по той же схеме, что и для предыдущего поставщика. По окончанию создания заказа необходимо нажать на кнопку , которая находится на верхней панели вкладки "Заказы поставщикам".



Так же на данном этапе необходимо скорректировать количество материалов к выдаче согласно фактической единицы хранения. Эта функция применяется для линейный и плоскостных материалов.



После этого, на данном этапе, имеется возможность распечатать заказ поставщику.






3. Далее необходимо перейти на вкладку "Счет на оплату". Для того, что бы отобразить счета на оплату по данному заказу необходимо нажать на кнопку , после обновления в поле появятся документы. Количество документов в данном поле соответствует количеству выбранных поставщиков во вкладке "Заказы поставщикам". При двойном клике на один из счетов откроется поле "Заказ поставщику", в котором есть возможность просмотреть всю информацию о заказе.
Так же программный продукт позволяет присвоить каждому из документов электронную версию счета. Для этого необходимо выбрать один из заказов и нажать на кнопку , при нажатии на данную кнопку система выдаст пользователю сообщение:



В данном сообщение необходимо нажать кнопку "Да" и выбрать счет соответствующий данному заказу.
Для последующих заказов необходимо повторить выше описанную схему.



4. Вкладка "Оплаты" заполняется уже по факту оплаты заказа. Для этого необходимо перейти на вкладку "Оплаты" и нажать на кнопку , которая находится на верхней панели данной вкладки. На основании "Счета на оплату" сформируется документ оплаты.



Добавление документов в данной вкладке производится двумя способами.
1. С помощью кнопки  и ниспадающем меню выбрать "Расходный кассовый ордер".



В открывшейся форме необходимо выбрать форму платежа: Наличный или Безналичный. И уже в соответствии с выбранной формой платежа заполнить поля формы.
При выборе формы платежа:
а. Наличный, заполняются поля:

• Касса - при нажатии на кнопку  выбрать из справочника кассу, из которой производится платеж.
• Сумма - указать сумму заказа вручную.
• Передал, принял - указываются физические лица, которыми была передана и приняты вышеуказанная сумма.

б. Безналичный, заполняются поля:

• Сумма - указывается сумма заказа.
• Принял - физическое лицо, которое производит безналичный расчет по данному заказу.

2. Через подбор имеющихся документов. Для этого необходимо нажать на кнопку "Подобрать документ" и выбрать один из имеющихся видов документов: "Расходный кассовый ордер" или "Списание с расчетного счета".






Так же имеется возможность удалить документ или удалить связь с документом. Функция "Удалить" позволяет полностью удалить созданный документ, а функция "Удалить связь с документом" позволяет удалить документ из данной вкладки, но оставить его в системе.



5. При поступлении заказанных материалов и дополнений на склад во вкладке "Поступления" необходимо нажать на кнопку , которая находится на верхней панели данной вкладки. После этого в появившихся заказах поставщику добавить новый документ при помощи нажатия но кнопку "Новый документ".



При нажатии на данную кнопку к выбранному заказу будет прикреплен документ "Поступление товаров и услуг".